派遣会社への問い合わせ方法

派遣会社への初めての問い合わせは、誰でも緊張するものです。

どんな人が対応するのか？何を言われるのか？など気になることばかりです。

そんな時は、予め返答内容を準備しておけば安心です。

主にどんな点に注意すればいいのか、みていきましょう。

 

 

問い合わせ方法のオススメは？！

問い合わせ方法は、大きく分けて電話とWEB（メール含む）の２つがあります。

 

どちらがいいということは、ないですが、人とのコミュニケーションですので、

お時間が許せば、電話を使うことをおすすめします。

 

WEBより緊張しますが、どんな応対しているのか雰囲気もWEBより掴みやすいです。

また、一度話しておけば、その後の手続なども気が楽になります。

フリーダイヤルもあるので、電話料金もかからず（固定電話からの通話の場合）、気になることをしっかり聞くことも可能です。

 

WEBがだめかというと、そういうことではありません。

派遣会社の営業時間に電話する時間が取れない時は、WEBからの問い合わせ方法はありがたいです。

 

 

 

事前に準備しておくこと

電話でも、WEBでも問い合わせの時にヌケモレがないように、事前に準備しておくことが大事です。

 

〇準備しておく項目

・応募、問い合わせしたい求人の再確認

・簡単に志望動機をまとめておく

・面接に応じられる候補日のリストアップ

・手元に筆記用具と求人情報を用意する

 

 

 

電話での問い合わせを気を付ける点

１）時間帯

営業時間内に電話をすることにします。営業時間外にしても、留守番電話等で繋がらない、もくしは担当者がいないことになり、せっかく電話を掛けたのに、もう一度掛け直さなくてはなりません。

お昼休みや、休憩時間を上手く活用して、電話を掛けましょう。

また、電話口でも休憩時間に電話しており、長く対応できない旨を予め伝えることで、要領を得た対応をしてもらえ、その後の流れもスムーズに行くことが多いでしょう。

 

２）場所

電話をかける場所は、できれば周囲が静かなところで、自分の声、相手の声が十分に聞こえるようにしたいです。

意外と周囲の音は、相手に聞こえているケースも多いので、注意が必要です。

 

３）声のトーン

普段より、ちょっとはっきりとした口調で話すことをおすすめします。

そのことで、会話がスムーズになりますし、相手への印象もいいです。

小さい声やぼそっと話すことは避けたいです。

 

４）言葉遣い

初対面の人に、普段、友達と話している言葉遣いは、失礼にあたります。

「ですます調」で丁寧な言葉遣いを心がけていただければ結構です。

無理をして慣れない敬語が変になるより、丁寧な言葉づかいの方が自然です。

 

 ５）伝え方

仕事の話し方として、結論から先に言うことが挙げられます。これは、お互いの無駄な時間を省くことに繋がりますし、何より伝えたい事が伝わります。

・何を聞きたいか？

・どうしたいか？

・どうしてほしいか？

・YesかNoか

など、要点を予め準備しておくことがいいでしょう。

 

ただ、分からない事は“わからないので、もう一度教えてください”など、曖昧にせず聞き直すことをして不安、不明な点をなくしましょう。

 

 

電話の会話例とポイント

求人の問い合わせ例を会話形式で見ましょう。

あくまで一例であり、これを自分流にアレンジして会話を組み立ててみてください。

 

会社        「お電話ありがとうございます。○○株式会社、担当△△です。」

あなた    「■■の求人サイトを見てお電話した××と申します。□□の求人に応募したいのですが、ご担当者様はいらっしゃいますか？」

 

～～◆ポイント！　～～～～～～～～～～～～

①自分の名前を先に名乗ること

②何の求人を見たのか？はっきり伝えること

～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～

 

会社：　「少々お待ちください。担当のものと変わります。」

 

会社：　「お電話変わりました。担当の▲▲です。」

あなた：「求人を見てお電話した××と言います。■■の求人サイトにある□□の求人に

　　　　　応募したいのですが、まだ募集していますでしょうか？」

会社：　「はい、募集しています。」

あなた：「応募したいと思っていますが、よろしいでしょうか？」

会社：　「ありがとうございます。まずは面接をさせて頂きたいのですが、

　　　　　ご都合のいい時はいつ頃です？」

あなた：「○月○日X時頃か○月○日X時頃だと助かりますがいかがでしょうか？」

 

～～◆ポイント！　～～～～～～～～～～～～～

③複数の候補日を用意すると

　スムーズに決まり易いです

～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～

 

会社：　「ありがとうございます。その時間で問題ありませんので、

　　　　　ぜひよろしくお願い致します。それではご来社頂き面接をさせて

　　　　　頂きますので、到着したら受付で要件を申し出てください。」

あなた：「わかりました。」

会社： 　「当日は履歴書をお持ちください。それではよろしくお願いします。」

 

～～◆ポイント！　～～～～～～～～～～

④当日の持ち物を忘れずに確認しましょう

～～～～～～～～～～～～～～～～～～～

 

あなた：「ありがとうございます。よろしくお願いします。それでは失礼します。」

 

～～◆ポイント！　～～～～～～～～～～～～～

⑤“失礼します“と挨拶を言ってから

　電話を切ること

～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～

 

 

 

WEBでの問い合わせで気をつける点

１）言葉遣い

初対面の相手に、普段、友達と話している言葉遣いでは失礼にあたります。

「ですます調」で丁寧な言葉遣いを心がけていただければ結構です。

無理をして慣れない敬語が変になるより、丁寧な言葉づかいの方が自然です。

 

２）伝え方

・結論を先に書くこと、

・複数問い合わせある場合は箇条書きにする

ということが挙げられます。

これは、長文になるのを避けこちらが伝えたいことがはっきり伝わるようにするためです。瞬時に聞き返すことができないWEBでの問い合わせですから、１回で伝わる内容にするように努めましょう。

・何を聞きたいか？

・どうしたいか？

・どうしてほしいか？

・YesかNoか

など、要点を予め準備しておくことがいいでしょう。

 

ただ、分からない事は“わからないので、もう一度教えてください”など、曖昧にせず聞き直すことをして不安、不明な点をなくしましょう。

 

 

WEBの問い合わせ例とポイント

WEBでの問い合わせ方法として、主にメール、サイトからの申込みがあります。

 

１） メールで問い合わせる場合

 件名：の求人応募について

（本文）

○○株式会社　

ご担当様

 

■■の求人サイトを見てご連絡させて頂きます。

××と申します。

～～◆ポイント！　～～～～～～～～～～～

①    自分の名前を先に名乗ること

②     何の求人広告を見たのか？

　　はっきり伝えること

～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～

 

□□の求人に応募したいと考えていますが、まだ、募集していますでしょうか？

もし応募可能でしたら、どのように進めさせて頂いたらいいか教えて頂ければ幸いです。

～～◆ポイント！　～～～～～～～～～～

③     応募したい求人をはっきり伝えること

～～～～～～～～～～～～～～～～～～～

 

名前：××

メール；aaaa@aaaa.aa.aa

電話番号：12-34-5678

～～◆ポイント！　～～～～～～～～～～

④     連絡先をしっかり伝えること

～～～～～～～～～～～～～～～～～～～

 

日中は、仕事で連絡が付きづらいため、メールで連絡させて頂ければ助かります。

～～◆ポイント！　～～～～～～～～～～

⑤     今後の希望する連絡手段を伝えると

　　スムーズになります。

～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～

 

何卒よろしくお願い申し上げます。

××（名前）

 

 

２） サイトからの申込みの場合

決められたフォームに必要事項を記入した上で、備考欄に

・応募したい求人

・今後の希望する連絡手段

を記入するとスムーズに進みます。

 

 

まとめ

最初の問い合わせは誰でも緊張するものです。

電話やWEBなど、どんな手段での問い合わせにおいても、

・丁寧な言葉づかいで

・何の求人に応募したいのか

・今後のスムーズな連絡手段を伝える

・聞きたいことは何か予めまとめておく

ことで、その後の進展がスムーズになります。

 

上記の例を参考にまずは気軽に問い合せしてみましょう。

 

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