必須ツールを使いこなそう！ビジネスメールの基本

ビジネスシーンにおいて、メールは欠かせないコミュニケーションツールです。しかし、適切なビジネスメールを書くことは、思った以上に難しいものです。

 

プライベートで送るメールとは違って、ビジネスメールには基本ルールやマナーがあります。それらを知らずにメールを送ってしまうと、相手との信頼関係が損なわれたり、トラブルになる可能性もあります。

 

そこで今回は、ビジネスメールの基本的な書き方を詳しく解説します。今後、働き始める方や、ビジネスメールの使い方を再確認したいという方はぜひ参考にしてみてください。

 

 

１．宛先の書き方：To、Cc、Bccを使いこなそう！

メールを送る際、誰に宛てて送るのかは非常に重要です。宛先の書き方一つで、メールの目的や相手に与える印象が大きく変わってきます。

 

To（トゥ）：直接回答を求める相手

案件の担当者や、承認が必要な上司、質問や回答を知りたい相手など、特定の人にこのメールへの返信を求める場合に使用します。必ず一人以上を指定する必要があります。

 

Cc（しーしー）：情報共有したい相手

関連部署のメンバーや、参考までに情報を知っておいてほしい相手など、メールの内容を複数の相手に共有したい場合に使用します。複数人を指定することも、誰にも指定しないことも可能です。

 

Bcc（ビーシーシー）：返信不要で、情報共有したい相手

Bcc欄に入力したメールアドレスは、他の受信者には表示されません。つまり、誰にメールを送っているのかを、他の受信者に知られずに済むので、メールの内容をほかの参加者に知られずに共有したい場合に使用します。Bccで送ったメールへの返信は、送信者だけに届くため、返信の管理が複雑になる場合があります。

 

自分宛てに送られてきたメールには、原則として、送信者だけでなく、ToやCcに記載されている全員に返信しましょう。ただし、全員への返信が不要な場合は、返信する相手に明記することが大切です。

BCCでメールを受け取った方は、ToやCcに記載されている相手に直接返信しないように注意しましょう。 BCCで送るつもりのメールを誤ってCcで送ってしまうと、情報が漏洩してしまう可能性があります。仕事用のメールアドレスでも個人情報に該当するため、取り扱いには十分注意しましょう。

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２．相手に伝わる件名で返信率アップ！

受信者には、日々たくさんのメールが送られてきている場合もあります。件名を見ただけで、どんな内容のメールなのか、そして開ける価値があるのかを判断されるため、件名は非常に重要なものになります。

 

ポイントとしては「いつの」「何の用件」で、「どうしたいのか」「どうしてほしいのか」が分かるようにしましょう。

 

シーン別の件名例

・問い合わせへの返信：「〇〇に関するお問い合わせへの回答」

・報告：「〇〇プロジェクト進捗報告」

・依頼：「〇〇資料作成のお願い」

・会議の招集：「来週の会議について」

 

 

３．ビジネスメールの本文の書き方

ビジネスメールの本文は、あなたの想いや考えを相手に正確に伝えるための重要な部分です。丁寧で分かりやすい文章を書くことで、相手に良い印象を与え、円滑なコミュニケーションに繋がります。

 

３－１．本文を作る時の形式

本文をなるべく読みやすい文章を作成するために、段落ごとに改行しましょう。１つの段落で1つのテーマを扱い、開業によって段落を分けることで、文章がすっきりし、読みやすくなります。また、文字間は詰まりすぎず、開きすぎず、見やすい感覚を保ちましょう。

さらに、謙譲語・尊敬語・丁寧語を適切に使い分けることで、相手に敬意を払うことができます。「です」「ます」調を基本とし、状況に合わせて「でございます」などの表現も活用していきましょう。

 

３－２．挨拶

「お世話になっております」が一般的ですが、状況に合わせて「いつもお世話になっております」や「初めまして」などを使い分けましょう。相手の状況を考慮した挨拶も効果的です。例えば、相手の最近の出来事などを知っている場合は、それについて触れることで親近感を深めることができます。

 

３－３．自己紹介

会社名、部署名、氏名を明記し、相手が誰からメールを受け取っているのかを明確にしましょう。初めて連絡する場合には、「〇〇株式会社の〇〇と申します」と、会社名を先に伝えるのが一般的です。

 

３－３．本題

結論を最初に伝えましょう。結論を最初に述べることで、相手はすぐに内容を把握できます。複雑な内容の場合は、箇条書きや表を活用しましょう。

期限や日程を伴う内容の場合は、来週」ではなく「5月10日」のように、具体的な日付を記載することで、相手は誤解なく理解できます。

 

３－４．締めの言葉

「よろしくお願いいたします」が一般的ですが、状況に合わせて「ご検討のほどよろしくお願いいたします」「お忙しいところ恐縮ですが、ご回答いただけますと幸いです」など、使い分けましょう。今後のアクションを促す言葉を入れることも効果的です。

 

３－５．署名

氏名、所属部署、連絡先（電話番号、メールアドレス）を必ず明記しましょう。会社名が記載された署名を使用している場合は、部署名と氏名も併記するとより丁寧です。

 

３－６．例文

上記のポイントを参考にして、会議資料を相手に送る際のビジネスメールの例文を作ってみました。これからビジネスメールを作成する方も、ぜひ参考にしてみてください。

 

【例文】

件名

 5月10日開催予定の会議資料について

 

本文

株式会社△△

△△様

 

お世話になっております。

デベロップ株式会社　ヒューマンリソースのの〇〇と申します。

 

5月10日（月）に開催予定の〇〇プロジェクト会議資料について、添付ファイルにて送付いたします。

資料の内容にご不明な点等ございましたら、お気軽にご連絡ください。ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

敬具

 

デベロップ株式会社ヒューマンリソース

人材事業部〇〇　〇〇

TEL：0120‐085‐075

MAIL：info@human-job.com

 

４．まとめ

ビジネスメールは、ビジネスにおいて非常に重要なコミュニケーションツールです。ビジネスメールにおける基本やマナーは慣れるまで難しいかもしれませんが、覚えてしまうとさまざまなシーンで活用できます。また、丁寧で分かりやすいメールを書くことで、相手に良い印象を与え、円滑なビジネス関係を築くことができます。

この記事で紹介した基本的な書き方を参考に、効果的なビジネスメールを作成してみてください。

 

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